Weersomstandigheden maken vaak deel uit van een evenement. Als organisator dien je hier steeds rekening mee te houden.
Wij sommen enkele tips op:

Felle zon

• Zorg voor voldoende koele dranken (bestel eventueel extra water en/of frisdranken).

• Zorg voor water in de hulppost.

• Als organisator kan je er ook voor kiezen om gratis water aan te bieden via een drinkwaterfontein (vb. via de De Watergroep).

• Informeer de bezoekers via sociale media voor het aankomende warme weer en roep op om de voorzieningen te treffen (zonnecrème, hoofddeksel…).

• Als organisator kun je zonnebrandcrème voorzien (meestal via sponsoring).

• Voorzie voldoende schaduwplaatsen.

Onweer

• Voorzie voldoende plaatsen om te schuilen.

• Ga na tegen welke windsnelheden de constructies (podia, tenten, tribunes…) op je event bestand zijn (via de verhuurder van de constructie), bij het overschrijden van deze windsnelheden voorzie je een veiligheidsperimeter rond de constructies. Baken de perimeter visueel af voor de bezoekers van je event.

• Bij het overschrijden van de maximale windbelasting van een tent dien je de aanwezigen in de tent te evacueren evacueer, sluit hierna de tent volledig af. Evacueer ook de bezoekers nabij andere constructies.

• Hou rekening met de aanwezigheid van bomen, zet ook hier indien nodig een veiligheidsperimeter af.

• Podia, tribunes, tenten… zijn opgebouwd in metaal en daarmee gevaarlijk bij een blikseminslag. Voorzie dergelijke constructies steeds van een bliksemafleider (vb. via een koperen pen in de grond).

• Houten vloeren en metalen constructies (vb. dansplateau) kunnen door regen spiegelglad worden, een dun laagje zand op de houten vloer kan heel wat valpartijen vermijden.

• Voorzie aan constructies leuningen zodat mensen zich kunnen vastgrijpen mochten ze vallen.

• Voorzie zelf preventief een voorraad zandzakken.

• Bij hevig wind kun je preventief banners en zeilen wegnemen van constructies en bouwhekken.

Hevige wind (code geel KMI)

• Ga na tegen welke windsnelheden de constructies (podia, tenten, tribunes…) op je event bestand zijn (via de verhuurder van de constructie), bij het overschrijden van deze windsnelheden voorzie je een veiligheidsperimeter rond de constructies. Baken de perimeter visueel af voor de bezoekers van je event.

• Bij het overschrijden van de maximale windbelasting van een tent dien je de aanwezigen in de tent te evacueren evacueer, sluit hierna de tent volledig af. Evacueer ook de bezoekers nabij andere constructies.

• Hou rekening met de aanwezigheid van bomen, zet ook hier indien nodig een veiligheidsperimeter af.

• Voorzie zelf preventief een voorraad zandzakken.

• Kleinere tenten (partytenten), constructies, vlaggenmasten… dienen extra gefixeerd te worden.

• Banners en zielen van podiums, bouwhekken… heel je best preventief weg.

• Neem alle obstakels weg die windgevoelig zijn.

Sneeuwval en ijzel

• Voorzie voldoende plaatsen waar de aanwezigen kunnen schuilen en zich opwarmen.

• Ga na tegen welke sneeuwbelastingen je constructies zijn bestand (via tentenbouwer). Bij het overschrijden voorzie je een veiligheidsperimeter rond je de constructie die je visueel voor de bezoekers van je event afzet.

• Ruim indien mogelijk de sneeuw.

• Bij het overschrijden van de maximale sneeuwbelasting van een tent evacueer je de aanwezigen en je sluit de tent volledig af.

• Sommige tentenbouwers stellen dat de tent overmatig moet verwarmd worden bij sneeuwval.

• Evacueer ook de bezoekers nabij andere constructies, let op voor vallende ijs.

• Sommige ondergronden kunnen al door lichte ijzel spiegelglad worden. Als organisator kun je heel wat valpartijen vermijden door zout te strooien.

• Voorzie aan constructies leuningen zodat mensen zich kunnen vastgrijpen mochten ze vallen.

Gebruik sociale media en andere communicatiemiddelen om bezoekers tijdig te verwittigen.

Wacht niet tot er zich iets voordoet, stel steeds een plan op voor weersextremen zodat je voorbereid bent. Een goed plan voor weersextremen bevat de toegestane belastingen van structuren, de eventuele acties die je dient te nemen bij het overschrijden van deze belastingen, de te nemen preventieve acties bij de verschillende weersextremen, mogelijke schuilplaatsen, de verschillende communicatiemiddelen om de bezoekers te informeren…

Ondersteunende documenten